سطح گروه حساب:

در این سطح معمولا” کد بندی بر اساس گروه های اصلی ترازنامه و سرفصل های اصلی صورت سود و زیان انجام می گیرد. برای کد بندی این سطح می توان از اعداد ۱ رقمی و ۲ رقمی استفاده نمود. شکل معمول حسابهای گروه شرکت های تولیدی به شکل زیر می باشد :

۱: دارایی جاری

۲: دارایی غیر جاری

۳: بدهی جاری

۴: بدهی غیر جاری

۵: حقوق صاحبان سرمایه

۶: درآمد

۷: قیمت تمام شده کالای فروش رفته

۸:هزینه

۹: سایر حساب ها (شامل حساب های جذب و انحرافات و حساب های انتظامی)

سطح حساب های کل :

در این سطح هر گروه حساب بسته به فعالیت ها و نیازهای موسسه و در اتباط با سرفصل های صورت های مالی به سطوح کوچکتری به نام سطح حساب های کل تقسیم می گردند. برای کد بندی حساب های کل می توان از اعداد ۱ و ۲ و یا ۳ رقمی استفاده نمود. نکتهء دیگری که در زمان ایجاد کدینگ حساب ها باید مورد توجه قرار گیرد این است که در زمان طراحی کدینگ می بایست اولا”به نیازهای موسسه در آینده نیز  توجه نمود و طوری کدها را به حساب ها اختصاص داد که اگر درآینده سرفصلی به سرفصل های موسسه اضافه گردد، کد استفاده نشده ای جهت این امر وجود داشته باشد ثانیا” در زمان طراحی می بایست ماهیت حسابها رااز لحاظ بدهکار بودن و بستانکار بودن مشخص نمود. به عنوان مثال می توان دارایی جاری که در بالا با گروه ۱ مشخص شده بود به شکل زیر به حساب های کل تقسیم نمود :

۱۱۰موجودی نقد

۱۲۰ سرمایه گذاری کوتاه مدت

۱۳۰ حساب ها و اسناد دریافتنی تجاری

۱۴۰ سایر حسابها و اسناد دریافتنی

۱۵۰ موجودی مواد و کالا

۱۶۰ سفارشات و پیش پرداخت ها

در حساب های فوق رقم صدگان ( یعنی۱) معرف گروه دارایی، یعنی دارایی جاری  و دو رقم بعد معرف  کد حساب دفتر کل می باشد. البته در برخی شرکت ها ممکن است بسته به نیاز و تعدد حساب ها هر کدام از سرفصل های ارائه شده در فوق به سرفصل های کوچک تری تقسیم گردد. مثلا” به جای حساب حساب ۱۱۰ موجودی نقد ممکن است از حساب های زیر استفاده گردد :

۱۱۰: موجودی بانک های ریالی

۱۱۱: موجودی بانک های ارزی

۱۱۲:صندوق ریالی

۱۱۳: صندوق ارزی

۱۱۴:تنخواه گردان ریالی

۱۱۵:تنخواه گردان ارزی

سطح حساب های معین :

در این سطح نیز حساب های کل موسسه به سطوح کوچکتری تقسیم می گردد، معمولا” برای کد بندی حساب معین از کدهای دو رقمی استفاده می گردد. به عنوان مثال کد ۱۱۰ حساب موجودی بانک های ریالی را می توان به سطوح زیر تقسیم نمود.

۱۱۰۰۱: موجودی بانک های ریالی بانک ملی شعبه مرکزی

۱۱۰۰۲: موجودی بانک های ریالی بانک ملت شعبه مرکزی

سطح حساب های تفضیلی :

در این سطح نیز میتوان حساب های معین موسسه را به حساب های کوچکتری با عنوان تفضیلی نشان داد. مثلا” ۱۱۰۰۱ با شماره جاری ۴۵۵۶۰ را می توان به شکل زیر نشان داد :

۱۱۰۰۱۱۲۲۴۵۵۶۰:موجودی بانک های ریالی بانک ملی شعبه مرکزی جاری ۴۵۵۶۰.

ذکر این نکته لازم به نظر میرسد که بهتر است جهت طراحی کد های تفضیلی  از کدهای یگانه (یونیک) استفاده گردد. یعنی برای هر شخص حقیقی، حقوقی و ….  یک تفضیلی منحصر به فرد تعریف شده و در تمامی حساب های معین و کل از همان تفضیلی استفاده گردد.

گرفته شده از : سایت آخرین اخبار حسابداری و حسابرسی